Resort cyfryzacji zaprasza jednostki samorządu terytorialnego do testowania dedykowanego urzędom systemu sztucznej inteligencji ExtrAct. Narzędzie automatycznie analizuje dokumenty, skracając czas pracy urzędników nawet pięciokrotnie.
ExtrAct to narzędzie stworzone przez Instytut Badawczy IDEAS – polski ośrodek naukowy łączący pracę akademicką z praktycznymi wdrożeniami dla sektora publicznego i biznesu. System automatycznie odczytuje dokumenty używane w administracji lokalnej – np. akty notarialne, dane z ksiąg wieczystych oraz kartoteki gruntów i budynków – i wyławia z nich kluczowe informacje: dane stron transakcji, parametry nieruchomości czy zapisy prawne. Następnie uzupełnia je o dane z publicznych rejestrów, między innymi ksiąg wieczystych, i wskazuje ewentualne niespójności między źródłami. Co ważne, każda informacja jest powiązana z konkretnym fragmentem oryginalnego dokumentu – urzędnik może w każdej chwili sprawdzić jej źródło jednym kliknięciem, bez konieczności ponownego czytania całości.
Po sukcesie pilotażowego wdrożenia w Międzyzdrojach resort cyfryzacji poszukuje kolejnych jednostek samorządu terytorialnego zainteresowanych przetestowaniem systemu. ExtrAct jest rozwiązaniem modułowym, opartym na otwartym oprogramowaniu i zaprojektowanym z myślą o łatwym powielaniu.
Do każdego wdrożenia resort i IDEAS podchodzą indywidualnie. Na obecnym etapie nie obowiązują sztywne kryteria formalne, limit uczestników ani wykluczenia ze względu na wielkość gminy.
Instytut Badawczy IDEAS finansuje etap wstępny – szczegółową analizę potrzeb urzędu oraz prace dostosowawcze technologii ExtrAct do jego specyfiki. Po stronie samorządu leży pokrycie kosztów bezpośredniego wdrożenia technicznego oraz późniejszego utrzymania i obsługi systemu. Taki podział pozwala jednostkom bezpłatnie zweryfikować potencjał rozwiązania przed podjęciem decyzji o inwestycji.
Ogromną zaletą systemu ExtrAct jest to, że działa on w 100 proc. lokalnie – nie korzysta z zewnętrznych dostawców usług AI ani mocy obliczeniowych. System jest zamknięty w sieci urzędu, a poziom bezpieczeństwa wyznaczany jest przez bezpieczeństwo samej sieci samorządowej. Architektura jest przejrzysta i otwarta, co umożliwia pełny audyt każdego komponentu. ExtrAct należy do systemów ograniczonego ryzyka według AI Act – nie podejmuje samodzielnych decyzji. Urzędnik zawsze potwierdza odczyty, a oprogramowanie wizualnie wskazuje źródło danych, dzięki czemu ewentualne błędy są łatwo zauważalne. Odpowiedzialność za końcowe dane pozostaje po stronie pracownika urzędu.
Zgodnie z przekazanymi przez resort informacjami system może być dostosowany nie tylko do aktów notarialnych, lecz także do innych kategorii dokumentów. Czas trwania pilotażu zależy od zakresu i typu dokumentów. Wdrożenie produkcyjne następuje, gdy obie strony uznają testy za udane. Zakres współpracy, szkoleń oraz dostęp do danych ustalany jest indywidualnie z każdym urzędem.